Workflow mit Mail: Qualitätsmanagement

Einfacher Ablauf

Hier kann ein Ablauf angestoßen werden, der in direkter Linie von Einem zum Anderen geht. Dazu dient dieses angepasste Email-Formular in Microsoft Outlook (2003). Es wird global veröffentlicht, so dass es jeder aufrufen kann. In diesem Fall handelt es sich um einen Urlaubsantrag, der durch die verschiedenen Institutionen geschickt wird: Urlaubsvertretung > Abt.-Leiter > Geschäftsleitung > Buchaltung > Antragsteller. Im oberen Teil werden ablauf-spezifische Daten eingegeben (von, bis, Vertretung). Unter dem Balken in der Mitte wird der Ablauf abgearbeitet. Durch festlegen des Abschlusses ("ok" oder "nicht ok") und Klick auf "Weiter" schickt der Anwender den Workflow in den nächsten Schritt. Dadurch wird das Formular als Email an denjenigen gesendet, der als nächster im Ablauf definiert ist. Am Ende kommt der Vorgang wieder an den Antragsteller zurück, damit er das Ergebnis, in diesem Fall die Urlaubsgenehmigung, zur Kenntnis nehmen kann. Alle Daten werden in einer SQL Server-Datenbank gespeichert, im Formular bleibt nur ein Identifkationsschlüssel. Über diesen Schlüssel werden die Daten beim nächsten Aufruf wieder geladen und in die Felder gefüllt.

Komplexer Ablauf

Diese Email-Formular hat mehrere Seiten. Es handelt sich um die Meldung eines Missstandes im Rahmen des Qualitätsmanagements im Produktionsablauf. Auf dieser Seite werden alle Daten über den Vorfall eingegeben. Mit den Schaltflächen "Artikel" und "Lieferant" können Stammdaten aus einem Oracle-basierten ERP-System ausgesucht und übernommen werden. Bilder und Dokumente können programmgesteuert vom Filesystem ausgewählt werden, woraufhin sie in eine besondere Freigabe kopiert werden, und ein Verweis im Formular abgelegt wird. Auch hier liegen alle Daten in einer SQL Server-Datenbank.

Auf der 2. Seite wird der Ablauf festgelegt. Hier gibt es keine feste Vorgabe, nach wieviel Schritten der Vorgang beendet ist. Es wird bei der Neuanlage eines solchen Ablaufs ein einzelnes dieser Rechtecke angeboten, in dem der nächste Empfänger und ein Hinweistext untergebracht werden. Der Empfänger sieht dann ein 2. Rechteck und muss den Status des vorherigen Schrittes festlegen ("erledigt", "nicht ok",..). In dieser Art Ablauf können bis zu drei paralelle Wege gegangen werden, die eigene "Unteraufgaben" festlegen, die abgearbeitet werden sollen. Wenn mehrere Ablaufpfade paralell definiert werden, stellt das Formular sie versetzt und farblich anders dar (hier programmtechnische Beschränkung auf max. 3 Pfade; keine datentechnische Beschränkung). Wenn ein Ablaufstatus noch nicht vom Empfänger weitergeschickt wurde, steht hier "offen". Wenn er die Mail aber bereits geöffnet hat, erscheint ein entsprechendes Symbol. Da alle Daten im SQL Server liegen, können mehrere Mitarbeiter diese Email-Formulare erhalten, und sie sehen immer den aktuellen Stand des Ablaufs. Auch wenn man die Email später wieder öffnet, erscheint die neue Situation. Die Anwendung registriert den angemeldeten User und gibt nur die aktuell an ihn gerichteten und noch offenen Bearbeitungs-Instrumente frei.